Ordini B2B via email e Excel: quanto costano davvero | Blue Milk ![](https://www.facebook.com/tr?id=678218983058399&ev=PageView&noscript=1) [ ![Blue Milk](https://www.bluemilk.it/img/front/header/logo-bluemilk-2025.svg) ](https://www.bluemilk.it "home") [ Progetti ](https://www.bluemilk.it/portfolio) [ Prodotti](https://www.bluemilk.it/prodotti) [ Agenzia ](https://www.bluemilk.it/agenzia-digitale-a-verona) [ Contatti ](https://www.bluemilk.it/contatti) Menù - [Agenzia](https://www.bluemilk.it/agenzia-digitale-a-verona) - [Progetti](https://www.bluemilk.it/portfolio) - [ Prodotti](https://www.bluemilk.it/prodotti) - [Servizi](https://www.bluemilk.it/servizi) - [ Società Benefit](https://www.bluemilk.it/blue-milk-e-una-societa-benefit-cosa-vuol-dire) - [Contatti](https://www.bluemilk.it/contatti) - [Blog](https://www.bluemilk.it/articoli) - [Lavora con noi](https://www.bluemilk.it/contatti#application-box) Social -------- - [ Facebook ](https://www.facebook.com/blue.milk.agenzia.web.digital.verona/) - [ Instagram ](https://www.instagram.com/bluemilk_digitalagency/) - [ LinkedIn ](https://www.linkedin.com/company/blue-milk-agenzia-web-digital-verona) Contatti ---------- [Via Bassone 25, 37139 Verona (VR)](https://maps.app.goo.gl/DzB4LT8vjhWGjyqZ9) [+39 045 55 45 749]() Stiamo ascoltando [ ](https://www.bluemilk.it/articoli) 21 ottobre 2026 [Gestionale](https://www.bluemilk.it/articoli?category=gestionale) 5 min. di lettura Gestione ordini, magazzino e spedizioni: il costo che nessuno mette a budget ============================================================================= ![Ordini B2B via email e Excel: quanto costano davvero | Blue Milk](https://www.bluemilk.it/storage/media/959/conversions/spark-1___webp_1606_903-webp.webp) Caso studio Spark Exhaust Technology Indice: Cosa succede dopo aver premuto "acquista" su una piattaforma? L'ordine arriva per e-mail, qualcuno legge e controlla, va in magazzino a verificare che tutti gli articoli richiesti siano effettivamente a disposizione, accerta dal listino che sia tutto giusto, poi copia i passaggi nel gestionale e, se qualcosa non torna, invia un’altra email. Singolarmente, questi passaggi sono innocui; il problema diventa la loro somma. Ore di persone qualificate spese a fare da ponte tra sistemi che non si parlano. Gestire gli ordini via email, fogli Excel e inserimento manuale costa tempo, genera errori e frena la crescita, perché il lavoro cresce insieme agli ordini. Al contrario, utilizzare un portale per gestire gli ordini, che è quindi collegato sia al magazzino, sia al gestionale interno, ottimizza tutte le azioni che sarebbero altrimenti in carico al team. Quanto costa il lavoro senza l'integrazione tra software? --------------------------------------------------------- Solitamente, l'assenza di integrazione tra software, che spesso viene definita come "costo invisibile del patchwork" o isolamento dei dati, comporta sprechi economici e operativi significativi che impattano direttamente sulla produttività aziendale. Le statistiche generiche, però, che presentano e spiegano il “tempo utilizzato per singolo ordine” valgono poco al calcolo complessivo che dovrebbe fare una realtà, perché ogni azienda ha i propri listini, eccezioni e clienti. Per avere un'idea di quanto convenga o probabilmente non convenga, consigliamo di misurare direttamente con i dati prodotti e registrati in casa. È sufficiente prendere: 5 ordini reali, cronometrare tutto quello che succede dalla ricezione alla conferma (valutando quindi lettura, verifiche, ricerca dei prezzi, inserimento, scambi e chiarimenti) e fare il conto: **minuti medi per ordine × ordini al mese × costo orario di chi se ne occupa.** Aggiungi quello che non si vede in busta paga: le spedizioni sbagliate, i resi, le contestazioni, il cliente che aspetta una risposta mentre il commerciale è in fiera... Il totale è quasi sempre sorprendente per chi lo calcola per la prima volta. Caso studio Spark Exhaust Technology: un catalogo complicato per una realtà internazionale ------------------------------------------------------------------------------------------ Spark, il marchio di Vecchi S.r.l., è un'azienda mantovana certificata ISO 9001:2015 che produce sistemi di scarico ad alte prestazioni per auto e moto, infatti, tra i fornitori storici figurano costruttori come BMW, Aprilia, AMG, Lamborghini e Porsche. Il catalogo della realtà è molto complesso: scarichi funzionalmente uguali ma realizzati con materiali diversi; omologazioni precise; compatibilità diverse per ogni marca, modello e anno. Intorno, una rete di distributori e clienti di tutto il mondo. Il progetto che abbiamo realizzato con loro, e che puoi [approfondire nella pagina dedicata](https://www.bluemilk.it/portfolio/spark-exhaust-technology), è iniziato con la realizzazione di un sito più in linea con la presenza online e continua con l'ideazione e l'implementazione di software per agevolare e ottimizzare gli ordini in entrata dell’azienda. ### Software per la gestione degli ordini: come lo abbiamo costruito? Per realizzare una piattaforma all'altezza delle necessità di Spark, abbiamo lavorato su tre fronti, collegati tra loro. - **Presentazione del catalogo:** chi cerca uno scarico sceglie prima la marca e il modello, e vede solo ciò che gli si può adattare. - **Portale distributori:** ogni collaboratore accede ai propri listini, controlla le giacenze e inserisce gli ordini da solo, a qualsiasi ora, senza dover aspettare. - **Collegamento diretto con la logistica:** l’ordine, una volta effettuato, passa tramite piattaforma, direttamente dal portale al magazzino. Un'unica piattaforma ideata e realizzata sulle reali esigenze del cliente permette di aumentare la produttività. Il cliente vede la giacenza che c’è davvero, il commerciale lavora sullo stesso listino del distributore, e l’amministrazione non deve riconciliare niente a fine mese. Una conseguenza meno ovvia che spesso ci si dimentica è che il carico di lavoro smette di crescere in proporzione agli ordini: se i volumi raddoppiano, non serve raddoppiare chi inserisce i dati manualmente. ### Software Custom: domande frequenti **Vale la pena utilizzare una sola piattaforma anziché diverse strutture?** Quando il problema si presenta, la reazione più comune è aggiungere un pezzo: un plugin per l’e-commerce, un foglio condiviso per i commerciali, un software a parte per l’assistenza... Tutti funzionano singolarmente ma non si modificano l'uno in base all'altro; mantengono, infatti, la propria versione di prezzi, giacenze e anagrafiche, e prima o poi le versioni divergono. Con un’unica piattaforma il dato esiste in un solo posto. **Quanto serve per sviluppare un portale B2B su misura?** Dipende da quante integrazioni servono e da quanto sono ordinati i dati di partenza. Per un progetto con ERP e magazzino da collegare, ragioniamo indicativamente su tre-sei mesi dal primo workshop, con rilasci a fasi, così il team inizia a usarlo prima della fine. **Si collega al gestionale che usiamo già?** In genere sì. Si lavora via API o con connettori dedicati e questo vale sia per i sistemi più diffusi, come SAP o Zucchetti, sia per quelli sviluppati in casa. Il vero vincolo è la qualità dei dati nel gestionale, più che il gestionale stesso. **I clienti continueranno a telefonare?** Alcuni sì, soprattutto all’inizio ed è normale. Chi ordina spesso, di solito, passa al portale appena si accorge che è più veloce di un'e-mail. **Serve un software su misura o basta un e-commerce standard?** Se i listini sono pochi e gli ordini semplici, uno standard può bastare. Quando contano le varianti, le compatibilità e i prezzi per cliente, come nel caso di Spark, un sistema pensato sul processo evita le toppe. ### Conclusioni Siti e portali non devono essere vetrine realizzate perché *ormai tutti ne hanno uno*: se fatti bene, con attenzione e, soprattutto, in base alle reali necessità della singola realtà, sono strumenti che sia migliorano il lavoro, sia l'esperienza del cliente con la realtà *Se vuoi vedere come abbiamo affrontato il caso, leggi il* [*case study Spark Exhaust Technology*](https://www.bluemilk.it/portfolio/spark-exhaust-technology)*.* Se in azienda hai un processo da voler ottimizzare perché sai già essere più lento di quanto dovrebbe, [scrivici](https://www.bluemilk.it/contatti) e partiamo da lì! Condividi su: [ ![](https://www.bluemilk.it/img/front/blog/fb-icon.svg) ]() [ ![](https://www.bluemilk.it/img/front/blog/linkedin-icon.svg) ]() [ ![](https://www.bluemilk.it/img/front/blog/mail.svg) ]() [ ![](https://www.bluemilk.it/img/front/blog/whatsapp.svg) ](https://api.whatsapp.com/send?text=https://www.bluemilk.it/articoli/ordini-b2b-via-email-il-costo-che-nessuno-mette-a-budget) Articoli correlati ------------------ [ ![Breve storia triste dei siti web](https://www.bluemilk.it/storage/media/445/conversions/64feebd7bc388_2b-webp.webp) 15 settembre 2026 Website Breve storia triste dei siti web --------------------------------- ](https://www.bluemilk.it/articoli/breve-storia-triste-dei-soliti-siti-web) [ ![Creare un messaggio emozionale attraverso l'utilizzo delle illustrazioni](https://www.bluemilk.it/storage/media/956/conversions/19-10-2026+-webp.webp) 15 settembre 2026 Graphic Design Creare un messaggio emozionale attraverso l'utilizzo delle illustrazioni ------------------------------------------------------------------------- ](https://www.bluemilk.it/articoli/creare-un-messaggio-emozionale-attraverso-lutilizzo-delle-illustrazioni) [ ![La trasformazione digitale nell’aftermarket automobilistico](https://www.bluemilk.it/storage/media/342/conversions/63a5dbf4188a1_blog4-webp.webp) 18 maggio 2021 Website La trasformazione digitale nell’aftermarket automobilistico ------------------------------------------------------------ ](https://www.bluemilk.it/articoli/la-trasformazione-digitale-nellaftermarket-automobilistico) [ ![Partnership, la chiave per raggiungere l’eccellenza](https://www.bluemilk.it/storage/media/340/conversions/63a5daf59f931_blog5-webp.webp) 22 novembre 2018 Blue Milk Agency Partnership, la chiave per raggiungere l’eccellenza ---------------------------------------------------- ](https://www.bluemilk.it/articoli/partnership-la-chiave-per-raggiungere-leccellenza) [ ![I trend del web design per il 2019](https://www.bluemilk.it/storage/media/338/conversions/63a5da1ee67f9_blog1-webp.webp) 18 dicembre 2018 Website I trend del web design per il 2019 ----------------------------------- ](https://www.bluemilk.it/articoli/i-trend-del-web-design-per-il-2019) [ ![Gli ingredienti giusti per un eCommerce di successo!](https://www.bluemilk.it/img/front/placeholder-vr.png) 24 settembre 2020 E-commerce Gli ingredienti giusti per un eCommerce di successo! ----------------------------------------------------- ](https://www.bluemilk.it/articoli/gli-ingredienti-giusti-per-un-ecommerce-di-successo) [ ![Il mondo eCommerce apre le sue opportunità anche al settore farmaceutico](https://www.bluemilk.it/storage/media/447/conversions/64feece9654d9_fa2-webp.webp) 11 agosto 2025 E-commerce Il mondo eCommerce apre le sue opportunità anche al settore farmaceutico ------------------------------------------------------------------------- ](https://www.bluemilk.it/articoli/il-mondo-ecommerce-apre-le-sue-opportunita-anche-al-settore-farmaceutico) [ ![L’importante è che se ne parli](https://www.bluemilk.it/storage/media/336/conversions/63a5d9be28e90_blog-3-webp.webp) 05 febbraio 2019 Social media marketing L’importante è che se ne parli ------------------------------- ](https://www.bluemilk.it/articoli/l-importante-e-che-se-ne-parli) ![Blue Milk](https://www.bluemilk.it/img/front/header/logo-bluemilk-2025.svg) è partner di [ ![1% for the Planet](https://www.bluemilk.it/img/front/footer/one-percent-footer.svg) ](https://www.onepercentfortheplanet.org/) Blue Milk una Società Benefit: oltre a lavorare nel mondo web e digitale, ci impegniamo a generare un impatto positivo per le persone, sia sulla società sia sull'ambiente. 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