Qual è il miglior software per le etichette alimentari?

Spesso, specialmente a ridosso della stampa, ci si accorge che un'etichetta presenta un problema: annata sbagliata, allergeni non aggiornati, diciture obbligatorie che non rispettano la normativa del paese di destinazione, oppure (sempre un classico) la versione mandata in tipografia non è quella definitivamente approvata.

Che siano tipografici, legislativi o strutturali, sono tutti problemi che capitano perché non riguardano persone poco attente ma il processo di creazione, modifica e approvazione.

Dietro la realizzazione di un'etichetta lavorano diversi reparti: ufficio marketing, produzione, ufficio legale e una tipografia esterna; ognuno lavora con la propria versione del file, il proprio canale e-mail, WhatsApp, cartelle condivise… rimbalzando le informazioni da un referente all'altro.

Quando qualcosa va storto, e prima o poi va storto, il costo non è solo la ristampa ma il ritardo, il lotto bloccato e, nei casi peggiori, una non conformità che si scopre quando il prodotto è già sullo scaffale o, peggio, in dogana.

Software per le etichette: qual è il migliore?

La verità è che non esiste un software per la gestione delle etichette perfetto per tutti, ma il nostro software di gestione delle etichette, oltre a partire da un'ottima base, è completamente personalizzabile.

Per le aziende di produzione come le cantine vitivinicole, l'etichetta non è solo un'informazione nutrizionale, ma un documento legale, un elemento di brand, un file grafico esecutivo che deve arrivare in tipografia esatto al pixel e alla dicitura. Il problema è tenere sotto controllo decine o centinaia di referenze: annate diverse, formati diversi, mercati diversi con normative diverse, senza perdere il controllo su chi ha approvato cosa e quando.

Cosa deve fare un buon software per la gestione delle etichette alimentari?

Un software per la gestione delle etichette alimentari, deve coprire, almeno, questi punti:

• tenere traccia di ogni passaggio fatto all'etichetta, chi ha richiesto modifiche e chi l'ha approvata, non solo dell'ultima versione del file;

• collegare gli elementi, anno, quantità, grado alcolico… i dati variabili devono poter essere aggiornati direttamente dal software senza dover accedere ogni volta al file grafico;

• verificare la conformità alle normative del paese di produzione e di esportazione, ovviamente prima che il file venga etichettato;

• centralizzare lo storico degli esecutivi approvati in un archivio unico, consultabile da chiunque in caso di necessità.

Cosa deve contenere un'etichetta di vino a norma? Cosa cambia con i nuovi obblighi?

Dati tradizionali obbligatori

• Denominazione di vendita: indica la categoria del prodotto (es. vino, vino spumante).

• Titolo alcolometrico: la percentuale di alcol effettivo sul volume totale (% vol.).

• Volume nominale: la quantità di vino espressa in litri, centilitri o millilitri.

• Paese d'origine: indica dove è stato prodotto il vino.

• Imbottigliatore: il nome, la ragione sociale e la sede dell'azienda responsabile.

• Numero di lotto: il codice che identifica la partita e la tracciabilità.

• Allergeni: la presenza obbligatoria di sostanze come i solfiti.

Dall'8 dicembre 2023, con il Regolamento UE 2021/2117, i vini e i prodotti vitivinicoli aromatizzati devono riportare:

• elenco degli ingredienti;

• dichiarazione nutrizionale (valore energetico, grassi, zuccheri, sale, ecc.).

Quest'ultima normativa consente di fornire i dati anche per via elettronica (le cosiddette e-label, generalmente tramite QR code sull'etichetta fisica), ma il contenuto deve comunque essere corretto, aggiornato e conforme, annata per annata, mercato per mercato. 

È esattamente il punto in cui un processo manuale, basato su diversi file ed e-mail inoltrate, diventa più rischioso: un dato nutrizionale non aggiornato o una dicitura non conforme in un singolo mercato estero può bloccare un'intera partita.

È qui che tracciabilità delle modifiche e validazione legale integrata smettono di essere un "nice to have" e diventano la vera ragione per una piattaforma dedicata è la scelta migliore per una realtà vitivinicola.

Come funziona la Piattaforma di Gestione Etichette di Blue Milk

La nostra Piattaforma di Gestione Etichette nasce per risolvere questi problemi - etichette, schede tecniche, brochure… - mantenendo tracciabilità e validità legale, in particolare nel settore vitivinicolo. Concretamente, la piattaforma gestisce insieme tre cose che di solito restano separate:

1. Richieste di modifica

2. Generazione dei nuovi file

3. Aggiornamento automatico

4. Validazione legale

5. Archivio Esecutivi

Conclusioni

È il momento di aggiornare l'etichetta per la nuova annata.

• Processo tradizionale:

Si riparte dal file del precedente anno; si apre un giro di e-mail tra i vari dipartimenti per valutare le informazioni. Le varie e-mail verranno inoltrate ai grafici per le modifiche, che a loro volta invieranno la bozza a tutti i referenti per il controllo. Se c'è un errore, il loop ricomincia da capo.

È un percorso lungo, frammentato e ad alto rischio di sviste.

• Piattaforma di gestione delle etichette Blue Milk

Si accede con account personale al software. Nella sezione Archivio Esecutivi si seleziona l'etichetta dell'anno precedente e si sceglie l'opzione "Aggiornamento". Dopo aver salvato, il sistema invia automaticamente una notifica a tutti i responsabili interessati. L'etichetta aggiornata viene valutata direttamente all'interno della piattaforma e, una volta approvata, basta un clic sull'apposito bottone per inviarla in stampa.

Le etichette non sono mai state "solo" un pezzo di carta adesiva: nel tempo sono diventate qualcosa di più, un asset di marca, un documento legale, un punto di contatto con normative che cambiano da un mercato all'altro. Trattarle come un file PDF passato di mano in mano via e-mail è il modo più semplice per rischiare problematiche più o meno gravi.

Se lavori nel settore vitivinicolo, o produci materiali di stampa che devono rispettare regole precise, vale la pena guardare come funziona davvero la nostra piattaforma, caso per caso. Richiedi una demo a Blue Milk.

Domande frequenti sul software per la gestione delle etichette vino

• Qual è la differenza tra un software per etichette alimentari e uno per etichette vino?

Un software per etichette food service (bar, panifici, gastronomie) è centrato su velocità e calcolo automatico di allergeni e valori nutrizionali secondo il Regolamento UE 1169/2011. Un software per etichette di vino gestisce invece l'etichetta come documento legale ed esecutivo grafico, con tracciabilità delle revisioni su decine o centinaia di referenze, annate e mercati.

• Cosa deve contenere oggi un'etichetta del vino per essere a norma?

Oltre alle diciture tradizionali (denominazione, grado alcolico, origine), dall'8 dicembre 2023 il Regolamento UE 2021/2117 richiede anche l'elenco degli ingredienti e la dichiarazione nutrizionale, forniti in etichetta o per via elettronica (e-label/QR code).

• Come funziona la validazione legale delle etichette vino sulla piattaforma Blue Milk?

Prima della stampa, è possibile richiedere direttamente dalla piattaforma una verifica di conformità a uno studio legale specializzato in diritto vitivinicolo, su diciture obbligatorie, denominazioni d'origine e normative del paese di destinazione.

• Quanto costa una piattaforma di gestione etichette per cantine?

Non ha un prezzo a listino fisso come i software food service in abbonamento: il costo dipende dal numero di referenze, mercati e livello di automazione richiesto e viene definito insieme all'azienda.